1.Analisa
Perilaku Setiap sistem
yang tertuangkan dalam kertas tidak akan efektif dalam penerapannya kecuali
seorang akuntan dapat mengetahui kebutuhan akan orang-orang yang terlibat dalam
sistem tersebut.
2.Akuntantidak harus
menjadi seorang psikolog, tapi cukup untuk mengerti bagaimana memotivasi
orang-orang untuk mengarah kepada kinerja perusahaan yang positif.
Selain itu juga seorang akuntan harus menyadari bahwa setiap orang mempunyai
persepsi yang berbeda-beda dalam menerima suatu informasi, sehingga informasi
yang akan diberikan dapat didesain dan dikomunikasikan sesuai dengan perilaku
(behavior) para pengambil keputusan.
3.Metode Kuantitatif Dalam menyusun
informasi, seorang akuntan harus menggunakan metode ini untuk meningkatkan
efektifitas dan nilai dari informasi tersebut.
4.Komputer Pada
beberapa perusahaan, komputer telah digunakan untuk menggantikan
pekerjaan
rutin seorang akuntan, sehingga memberikan waktu yang lebih banyak
kepada
akuntan untuk dapat terlibat dalam proses pengambilan keputusan.
Karakteristik SIA yang membedakannya dengan subsistem CBIS
lainnya : 1. SIA melakasanakan tugas yang
diperlukan
2. Berpegang pada prosedur yang relatif standar
3. Menangani data rinci
4. Berfokus historis
5. Menyediakan informasi pemecahan minimal
Perbedaan SIA dan SIM :
· SIA mengumpulkan
mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi
keuangan sedang · SIM mengumpulkan
mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan semua tipe
informasi
Pengendalian internal (internal control) juga perlu dilakukan. SIA sangat
terkait dengan SPI (Struktur Pengendalian Internal), karena informasi yang
dihasilkan dari SIA harus memenuhi karakteristik kualitatif informasi (dapat
cek di tautan ini). Untuk dapat memenuhi karakteristik kualitatif informasi
tersebut, SIA harus digunakan juga sebagai bagian dari SPI. Adapun komponen
dari SPI adalahLingkungan Pengendalian, Penilaian Risiko, Aktivitas
Pengendalian, Informasi dan Komunikasi, Pengawasan (Monitoring). Dalam tahap
Aktivitas Pengendalian, terdapat Pengendalian Umum (General Control) dan
Pengendalian Aplikasi (Application Control). Pembahasan mengenai kaitan SPI dan
SIA dapat anda baca di tautan ini dan ini).
1.3 Perancangan (Design) Dalam tahap ini, pengembang sistem merancang SIA dalam DBMS (Database
Management System). ER-Diagram dan Pengendalian atas risiko yang mungkin
muncul, diterapkan dalam rancangan aplikasi menggunakan DBMS, sehingga akan
menghasilkan aplikasi SIA. Bila lebih mutakhir, aplikasi SIA dapat dibuat
terintegrasi antar siklus (akan dibahas dalam pembahasan selanjutnya, siklus
transaksi).
1.4 Implementasi (Implementation) Dalam tahap ini, pengembang sistem mengimplementasikan SIA dalam
organisasi. Permasalahan yang biasa terhadi adalah penolakan karyawan atas
sistem baru (user resistance). Ada beberapa metoda yang dapat digunakan untuk
mengatasi permasalahan ini seperti phased in, parallel, direct, big-bang, dan
lain sebagainya.
1.5 Pascaimpelementasi (Post Implementation) Dalam tahap ini, sistem yang sudah diterapkan diperiksa secara berkala.
Bugs-bugs yang muncul dibenahi, pemutakhiran field dalam table dilakukan jika
terdapat transaksi atau data baru, atau pengelolaan konsistensi data.
Siklus Akuntansi Akuntansi diawali dari munculnya transaksi yang
kemudian dijurnal, jurnal diposting ke buku besar, kemudian dibuat neraca saldo,
hasil dari neraca saldo ditampilkan dalam laporan rugi-laba, posisi keuangan
(neraca), dan perubahan ekuitas. Bagaimana kita dapat melakukan proses ini di
computer? Anda dapat membacanya di tautan ini. Mungkin pengembang sistem akan
kebingungan, bagaimana cara memasukkan transaksi-transaksi ke laporan keuangan.
Kuncinya ada dalam 3C (Chart of Account, Currency, Calendar).
Mungkin
banyak dari anda para pembaca atau mahasiswa akuntansi yang masih belum
memahami arti penting matakuliah Sistem Informasi Akuntansi (SIA). Pernah saya
bahas dalam tulisan saya sebelumnya (tautan), mengenai bagaimana SIA harus
diajarkan dalam perkuliahan. Dalam tulisan kali ini, saya akan membahas isi
kuliah SIA dan apa yang seharusnya dipelajari mahasiswa akuntansi dalam
matakuliah ini, sehingga pada akhir kuliah, mahasiswa dapat mencapai sebuah
kompetensi tertentu (dapat anda buka SAP SIA dan capaian kompetensi di tautan
ini).
Coba anda bayangkan sebuah
perusahaan dagang (retail) seperti Carrefour. Perusahaan ini melakukan
transaksi penjualan yang jumlahnya ribuan per hari dalam satu cabang, belum
lagi transaksi-transaksi lain seperti penggajian. Sekarang, bayangkan bagaimana
anda dapat membuat laporan keuangan untuk perusahaan ini, satu bulan saja,
cukup rugi-laba, neraca, dan perubahan ekuitas, menggunakan kemampuan akuntansi
keuangan yang anda pelajari di perkuliahan. Berapa bulan anda rencanakan untuk
menjurnal transaksi-transaksi satu bulan di sebuah Carefour, berapa tahun untuk
Carefour Jakarta? Berapa banyak sheet excel atau kertas yang harus anda
habiskan?
Kemudian, bayangkan
ketika anda harus mengelola data penjualan susu Indomilk misalnya. Bagaimana
anda berencana untuk menyimpan dan mengelola data-data tersebut?
Permasalahan diatas dapat dijawab dengan menggunakan Sistem Informasi
Akuntansi. Apa itu Sistem Informasi Akuntansi, dapat anda baca di tautan ini.
Cara mempelajari Sistem Informasi Akuntansi yang paling baik adalah dengan
menggunakan pendekatan siklus.Siklus yang pertama adalah siklus pengembangan
sistem yaitu SDLC (System Development Life Cycle), siklus kedua adalah siklus
akuntansi (transaksi-jurnal-buku besar-neraca saldo-laporan keuangan), dan
siklus ketiga adalah siklus transaksi (siklus pendapatan, siklus pengeluaran,
siklus konversi, siklus sumber daya manusia, dan siklus buku besar).
Pembahasan akan kita mulai dari siklus pengembangan sistem.
1). Siklus Pengembangan Sistem Untuk dapat merancang sebuah Sistem
Informasi Akuntansi, kita harus melalui tahapan-tahapan pengembangan sistem.
Tahapan tersebut adalahPlanning (Perencanaan), Analysis (Analisis), Design
(Perancangan), Implementation (Implementasi), dan Post Implementation
(Pascaimplementasi).
1.1 Perencanaan (Planning) Dalam tahap ini, pengembang sistem
melakukan perencanaan mengenai SIA yang akan dibuat. Seberapa besar perubahan
yang harus dibuat dari sistem awal, infrastruktur apa saja yang dibutuhkan,
berapa besar cost pengembangan dan benefit yang nantinya akan dihasilkan. Hasil
akhir dari tahap perencanaan ini adalah proposal proyek atau dokumen
perencanaan proyek (dapat anda buka di tautan ini).
1.2 Analysis (Analsis)
Dalam tahap ini, pengembang sistem melakukan analsis mengenai data-data apa
saja yang harus dikelola, informasi apa saja yang harus dihasilkan, apa saja
Entitas dan bagaimana Relationshipnya. Hasil dari tahap ini adalah ER-Diagram.
Selain itu, analisis mengenai pengendalian internal (internal control) juga
perlu dilakukan. SIA sangat terkait dengan SPI (Struktur Pengendalian
Internal), karena informasi yang dihasilkan dari SIA harus memenuhi
karakteristik kualitatif informasi (dapat cek di tautan ini). Untuk dapat
memenuhi karakteristik kualitatif informasi tersebut, SIA harus digunakan juga
sebagai bagian dari SPI. Adapun komponen dari SPI adalahLingkungan
Pengendalian, Penilaian Risiko, Aktivitas Pengendalian, Informasi dan
Komunikasi, Pengawasan (Monitoring).Dalam tahap Aktivitas Pengendalian, terdapat Pengendalian Umum
(General Control) dan Pengendalian Aplikasi (Application Control). Pembahasan
mengenai kaitan SPI dan SIA dapat anda baca di tautan ini dan ini).
1.3
Perancangan (Design) Dalam tahap ini, pengembang sistem
merancang SIA dalam DBMS (Database Management System). ER-Diagram dan
Pengendalian atas risiko yang mungkin muncul, diterapkan dalam rancangan
aplikasi menggunakan DBMS, sehingga akan menghasilkan aplikasi SIA. Bila lebih
mutakhir, aplikasi SIA dapat dibuat terintegrasi antar siklus (akan dibahas
dalam pembahasan selanjutnya, siklus transaksi).
1.4 Implementasi (Implementation) Dalam tahap ini, pengembang sistem mengimplementasikan SIA dalam
organisasi. Permasalahan yang biasa terhadi adalah penolakan karyawan atas
sistem baru (user resistance). Ada beberapa metoda yang dapat digunakan untuk
mengatasi permasalahan ini seperti phased in, parallel, direct, big-bang, dan
lain sebagainya.
1.5 Pascaimpelementasi (Post Implementation) Dalam tahap ini, sistem yang sudah diterapkan diperiksa secara berkala.
Bugs-bugs yang muncul dibenahi, pemutakhiran field dalam table dilakukan jika
terdapat transaksi atau data baru, atau pengelolaan konsistensi data.
2). Siklus Akuntansi
Akuntansi diawali dari munculnya transaksi yang
kemudian dijurnal, jurnal diposting ke buku besar, kemudian dibuat neraca
saldo, hasil dari neraca saldo ditampilkan dalam laporan rugi-laba, posisi
keuangan (neraca), dan perubahan ekuitas. Bagaimana kita dapat melakukan proses
ini di computer? Anda dapat membacanya di tautan ini. Mungkin pengembang sistem
akan kebingungan, bagaimana cara memasukkan transaksi-transaksi ke laporan
keuangan. Kuncinya ada dalam 3C (Chart of Account, Currency, Calendar).
3). Siklus Transaksi Akuntansi
memiliki siklus-siklus transaksi utama. Siklus transaksi ini adalah
pengelompokan transaksi-transaksi yang sifatnya berulang dan keterjadiannya
banyak. Kegunaan dari pengelompokan transaksi dalam siklus adalah memudahkan
kegiatan operasi dan pembuatan laporan keuangan berbasis sistem. Contoh siklus
transaksi adalah siklus pendapatan. Sebuah perusahaan pasti memiliki siklus
pendapatan. Untuk perusahaan dagang,siklus pendapatan diawali dari pesanan
pelanggan, penjualan, pengiriman. Transaksi ini akan terjadi berulang-ulang.
Jika ada pelanggan yang mau beli, pasti akan memesan dahulu, kemudian melakukan
transaksi pembayaran, dan pengiriman dilakukan.
Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas
pengelolaan data menjadi informasi, siklus-siklus transaksi dapat dipisah per
bagian (misalnya bagian penjualan), kemudian siklus-siklus tadi diintegrasikan
untuk menghasilkan laporan keuangan.
Berikut ini saya unggah contoh aplikasi SIA menggunakan DBMS Microsoft Access.
File dapat diunduh disini. File yang lebih mutakhir (aksesibilitas tombol lebih
banyak, daftar sediaan lebih informatif) dapat diunduh disini. Karena WordPress
tidak mendukung untuk mengunggah (upload) file berekstensi .mdb, maka saya ubah
ekstensi ke .doc. Untuk menggunakannya, ubah ekstensi kembali ke mdb. Caranya,
bila tersedia langsung di windows explorer, langsung rename (tombol F2)
Aplikasi_SIA.doc jadi Aplikasi_SIA.mdb. Bila tidak tersedia di windows
explorer, copy file ke direktori C:\. Kemudian, pilih run di start menu, ketik
cmd, kemudian enter. Setelah prompt Ms.Dos muncul, masuk ke direktori C:\ (bila
masih masuk ke subdirektori, ketik cd.. hingga keluar dari sub direktori).
Setelah itu ketik rename Aplikasi_SIA.doc Aplikasi_SIA.mdb tekan enter.
Jika anda menggunakan Microsoft
Access 2007, ketika pertama kali program ini dijalankan, akan muncul security
warning, pilih options, pilih enable this content. Menu yang tersedia dalam
aplikasi ini belum semuanya dapat diakses karena saya masih belum memiliki
waktu untuk melanjutkan pengembangan aplikasi (versi terbaru dengan
aksesibilitas tombol lebih banyak akan saya unggah secepatnya). Namun, aplikasi
ini sudah cukup untuk menunjukkan automatisasi pencatatan transaksi, bagaimana
transaksi diproses berbasis siklus, pengendalian aplikasi yang diterapkan dalam
SIA, integrasi antar siklus sehingga menghasilkan laporan keuangan. Dalam
siklus penjualan, tombol yang dapat diakses hanya penjualan. Dalam siklus
pembelian hanya tombol pembelian. Adapun tombol-tombol yang ditampilkan
bertujuan untuk menunjukkan urutan siklus transaksi dalam perusahaan. Dalam
siklus pengeluaran, tombol yang dapat diakses adalah pengeluaran. Dalam card,
semua tombol dapat diakses, fungsi tab ini adalah tempat pengelolaan data
master. Report dapat diakses semuanya.
Sistem Informasi akuntansi merupakan
bagian yang sangat penting dalam suatu sistem informasi perusahaan. Dalam suatu
sistem informasi perusahaan, sistem informasi akuntansi merupakan suatu bagian
dari sistem informasi yang lebih banyak berhubungan dengan data keuangan.
Menurut Widjajanto (2002: 14), Akuntansi sebagai suatu sistem informasi
mencakup kegiatan mengidentifikasi, menghimpun, memproses, dan
mengkomunikasikan informasi ekonomi mengenai suatu organisasi ke berbagai
pihak.
Tujuan utama dari akuntansi keuangan menurut
Jogianto (1997: 54), adalah untuk menyediakan suatu informasi yang relevan
terhadap pihak-pihak luar seperti pemegang saham, kreditur, maupun pihak
pemerintah. Hal ini tercapai dengan menerbitkan laporan-laporan periodik,
seperti neraca, laporan laba/rugi, laporan laba yang ditahan dan laporan
perubahan modal. Disamping itu tujuan utama dari akuntansi keuangan adalah
menyediakan informasi bagi pihak intern perusahaan yaitu pihak manajemen
sehingga dapat menggunakan laporan keuangan untuk dasar pengambilan keputusan.
Untuk dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak ekstern
maupun intern tersebut, maka disusun suatu sistem informasi akuntansi. Sistem
ini dirancang untuk dapat menghasilkan informasi berupa informasi keuangan yang
berguna bagi pihak ekstern maupun intern perusahaan. Sesuai dengan kebutuhan
dan kemampuan perusahaan, maka sistem informasi akuntansi dapat diproses baik
dengan cara manual maupun dengan menggunakan mesin-mesin mulai dari mesin
pembukuan yang sederhana sampai dengan komputer.
Keterlibatan komputer dalam roda kehidupan perusahaan memang
bermacam, tergantung pada tingkat kebutuhan dan kemampuan perusahaan. Bagi
perusahaan besar yang memiliki sistem yang rumit dan kompleks, komputer akan
dipergunakan secara maksimal dengan cara membangun suatu jaringan yang integral
dan rumit dengan mengoperasikan komputer dalam jumlah banyak. Tetapi tidak
sedikit juga perusahaan yang menggunakan jaringan komputer yang sederhana
dengan beberapa unit saja, tanpa menggunakan teknologi komunikasi yang terlalu
rumit. Dewasa ini perkembangan teknologi dibidang komputer sudah semakin
berkembang dengan semakin banyak inovasi yang terjadi baik dalam hal
pengembangan perangkat keras maupun lunak. Oleh karena itu perkembangan
tekhnolgi dibidang komputer ini akan membawa dampak yang cukup berarti dalam
perkembangan sistem informasi akuntansi.
Pada dasarnya perusahaan dapat mengoperasikan sistem
informasi akuntansi tanpa menggunakan komputer, akan tetapi kemampuan komputer
untuk menangani tugas-tugas manusia dalam suatu sistem memiliki peran yang
sangat besar dalam menunjang kelancaran sebuah sistem, sehingga informasi yang
dibutuhkan oleh pihak manajemen dapat disajikan dengan cepat dan tepat waktu.
Gagasan sebuah sistem informasi akuntansi yang berdasarkan komputer tidak
berarti otomatisasi total. Konsep sistem dan mesin menyiratkan bahwa sebagian
tugas sebaiknya dilaksanakan oleh manusia dan tugas lainnya lebih baik
dilakukan oleh mesin.
Rumah Sakit sebagai salah satu institusi pelayanan
kesehatan memiliki berbagai macam fungsi, antara lain fungsi pelayanan,
pendidikan dan penelitian, yang mencakup berbagai tingkatan dan jenis kegiatan.
Disisi lain rumah sakit bersifat padat modal (memerlukan biaya besar), padat
karya (memerlukan sumber daya manusia dalam jumlah cukup banyak dimana sebagian
besar tidak dapat digantikan dengan alat), serta padat teknologi (memerlukan
berbagai alat dengan teknologi mutakhir). Dari sisi ekonomi Rumah Sakit
pemerintah berfungsi ganda yakni fungsi sosial dan fungsi bisnis. Agar mampu
melaksanakan fungsi tersebut Rumah Sakit harus memiliki sistem informasi yang
relevan dan akurat, serta sumber daya manusia yang profesional.
Dengan adanya informasi yang relevan dan akurat
diharapkan manajemen Rumah Sakit dapat menyelesaikan setiap permasalahan yang
timbul melalui pengambilan keputusan yang tepat dan cepat, terutama informasi
keuangan yang dibutuhkan oleh berbagai pihak baik intern maupun ekstern. Contoh
pihak ekstern yang berkepentingan terhadap Rumah Sakit Daerah Prof. Dr.
Sitiawan Kartosoedirdjo Bangkalan adalah pemerintah daerah (PEMDA) Bangkalan
sebagai pemberi dana bagi Rumah Sakit Daerah Prof. Dr. Sitiawan kartosoedirdjo
Bangkalan, dan pihak-pihak lain-lain yang memerlukan informasi yang berkaitan
dengan kepentingan mereka. Disamping pihak ekstern tersebut, pihak intern yaitu
manajemen Rumah Sakit juga memerlukan informasi keuangan untuk mengetahui,
mengawasi, dan mengambil keputusan.
Rumah Sakit daerah (RSD) Prof. Dr. Sitiawan
Kartosoedirdjo Bangkalan telah menggunakan komputer pada sistem informasi
akuntansi keuangannya sejak Rumah Sakit berdiri, hanya saja penggunaan komputer
tersebut terbatas pada pembuatan laporan, sedang penanganan proses dilakukan
dengan cara manual. Hal ini menunjukkan bahwa Rumah Sakit Daerah Prof. Dr.
Sitiawan Kartosoedirdjo Bangkalan belum mengoperasikan komputer mereka secara
optimal. Rumah Sakit Daerah Prof. Dr. Sitiawan Kartosoedirdjo Bangkalan
mengoperasikan komputer tidak lebih dari mesin ketik dan alat untuk menghitung
yang lebih canggih, bukan sebagai alat bantu dalam pengambilan keputusan. Rumah
Sakit Daerah Prof. Dr. Sitiawan Kartosoedirdjo Bangkalan banyak melakukan
pencatatan dan pemrosesan transaksi akuntansi dalam setiap hari, sehingga
sangat memungkinkan terjadinya salah hitung atau salah tulis dan membutuhkan
waktu yang relatif lama jika dilakukan dengan cara manual, sehingga informasi
yang dihasilkan menjadi kurang akurat dan berkualitas sehingga tidak dapat
berfungsi sebagai alat bantu dalam pengambilan keputusan
Melihat arti penting dari penyediaan informasi
akuntansi keuangan bagi manajemen Rumah Sakit dalam pengambilan keputusan,
dimana untuk pengambilan keputusan dibutuhkan penyajian informasi yang tepat
waktu, akurat, dan berkualitas, maka dalam penelitian ini peneliti mengambil
judul: “Analisis
penerapan sistem informasi akuntansi berbasis komputer dalam pengambilan
keputusan pada Rumah Sakit Daerah (RSD) Prof. Dr. Sitiawan Kartosoedirdjo
Bangkalan”.
Seperti yang telah dituliskan dalam makalah ini ,
dan saya sebagai penulis dapat memberikan beberapa kesimpulan tentang Sistem
Informasi Akuntansi,antara lain: Sistem Informasi Akuntansi (SIA)adalahsebuah sistem
informasi yang
menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan Akuntansi.
