Devinisi pengawasan:
Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasai dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efisien.
Pengendalian / Pengawasan adalah proses mengarahkan seperangkat variable / unsure ( manusia, peralatan, mesin, organisasi ) kearah tercapainya suatu tujuan atau sasaran manajemen.
Pengendalian dan pengawasan diperlukan untuk mengetahui apakah pelaksanaan suatu kegiatan dalam organisasi sesuai dengan rencana dan tujuan yang telah digariskan atau ditetapkan.
Pengawasan (controlling) merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi terdahulu, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai : “… the process by which manager determine wether actual operation are consistent with plans”. Dengan demikian, pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di mana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk mengatasinya. Selanjutnya dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko bahwa proses pengawasan memiliki lima tahapan, yaitu :
(a) penetapan standar pelaksanaan
(b) penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan;
(c) pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata;
(d)pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan
(e) pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan.
Fungsi-fungsi manajemen ini berjalan saling berinteraksi dan saling kait mengkait antara satu dengan lainnya, sehingga menghasilkan apa yang disebut dengan proses manajemen. Dengan demikian, proses manajemen sebenarnya merupakan proses interaksi antara berbagai fungsi manajemen.
Fungsi Pengawasan:
Yaitu suatu proses untuk menetapkan pekerjaan yang sudah dilakukan, menilai dan mengoreksi agar pelaksanaan pekerjaan itu sesuai dengan rencana semula.
TAHAPAN-TAHAPAN PROSES PENGAWASAN
1. Tahap Penetapan Standar
Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :
a. standar phisik
b. standar moneter
c. standar waktu
2. Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat
3. Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan laporan, metode, pengujian, dan sampel.
4. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer.
5. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.
BENTUK-BENTUK PENGAWASAN
1. Pengawasan Pendahulu (feeforward control, steering controls)
Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan koreksi
dibuat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer dapat menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau perkembangan tujuan.
2. Pengawasan Concurrent (concurrent control)
Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”, dimana suatu aspek dari prosedur harus memenuhi
syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.
3. Pengawasan Umpan Balik (feedback control, past-action controls)
Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur
penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.
METODE-METODE PENGAWASAN
Metode-metode pengawasan bisa dikelompokkan ke dalam dua bagian; pengawasan non-kuantitatif dan pengawasan kuantitatif
a. Pengawasan Non-kuantitatif
Pengawasan non-kuantitatif tidak melibatkan angka-angka dan dapat digunakan untuk mengawasi prestasi organisasi secara keseluruhan. Teknik-teknik yang sering digunakan adalah:
1) Pengamatan (pengendalian dengan observasi). Pengamatan ditujukan untuk
mengendalikan kegiatan atau produk yang dapat diobservasi.
2) Inspeksi teratur dan langsung. Inspeksi teratur dilakukan secara periodic dengan
mengamati kegiatan atau produk yang dapat diobservasi.
3) Laporan lisan dan tertulis. Laporan lisan dan tertulis dapat menyajikan informasi yang dibutuhkan dengan cepat disertai dengan feed-back dari bawahan dengan relatif lebih cepat.
4) Evaluasi pelaksanaan.
5) Diskusi antara manajer dengan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan.Cara ini dapat menjadi alat pengendalian karena masalah yang mungkin ada dapat didiagnosis dan dipecahkan bersama.
6) Management by Exception (MBE). Dilakukan dengan memperhatikan perbedaan yang signifikan antara rencana dan realisasi. Teknik tersebut didasarkan pada prinsip
pengecualian. Prinsip tersebut mengatakan bahwa bawahan mengerjakan semua
kegiatan rutin, sementara manajer hanya mengerjakan kegiatan tidak rutin.[13]
b. Pengawasan Kuantitatif
Pengawasan kuantitatif melibatkan angka-angka untuk menilai suatu prestasi. Beberapa teknik yang dapat dipakai dalam pengawasan kuantitatif adalah:
1) Anggaran
- anggaran operasi, anggaran pembelanjaan modal, anggaran penjualan, anggaran kas
- anggaran khusus, seperti planning programming, bud getting system (PBS), zero-base budgeting ( ZBB ), dan human resource accounting ( HRA )
2) Audit
- Internal Audit
Tujuan : membantu semua anggota manajemen dalam melaksanakan tanggung jawab mereka dengan cara mengajukan analisis, penilaian, rekomendasi dan komentar mengenai kegiatan mereka.
- Ekternal Audit
Tujuan : menetukan apakah laporan keuangan tersebut menyajikan secara wajar
keadaan keuangan dan hasil perusahaan, pemeriksaan dilakasanakan oleh pihak yang bebas dari pengaruh manajemen.
3) Analisis break-even
Menganalisa dan menggambarkan hubungan biaya dan penghasilan untuk menentukan pada volume berapa agar biaya total sehingga tidak mengalami laba atau rugi.
4) Analisis rasio
Menyankut dua jenis perbandingan
1. Membandingkan rasia saat ini dengan rasia-rasia dimasa lalu
2. Membandingkan rasia-rasia suatu perusahaan dengan perusahaan lain yang sejenis
5) Bagian dari Teknik yang berhubungan dengan waktu pelaksanaan kegiatan, seperti :
1. Bagan Ganti
Bagan yang mempunyai keluaran disatu sumbu dan satuan waktu disumbu yang lain
serta menunjukan kegiatan yang direncanakan dan kegiatan yang telah diselesaikan
dalam hubungan antar setiap kegiatan dan dalam hubunganya dengan waktu.
2. Program Evaluation and Reviw Technique (PERT)
Dirancang untuk melakukan scheduling dan pengawasan proyek – proyek yang
bersifat kompleks dan yang memerlukan kegiatan – kegiatan tertentu yang harus
dijalankan dalam urutan tertentu dan dibatasi oleh waktu.
Syarat-syarat untuk menjalankan pengawasan yang baik, yakni :
1. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan.
2. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera.
3. Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan.
4. Pengawasan harus obyektif,teliti,dan sesuai dengan standard yang digunakan.
5. Pengawasan harus luwes atau fleksibel.
6. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.
7. Pengawasan harus ekonomis.
8. Pengawasan harus mudah dimengerti.
9. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan atau koreksi.
Agar pengawasan dapat dilaksanakan dengan baik,
maka pengawasan harus:
- Ekonomi
- Mudah dimengerti
- Adanya tindakan koreksi
- Melaporkan penyimpangan yang mungkin terjadi
a. untuk menjadikan pelaksanaan dan hasil kegiatan sesuai dengan rencana dan tujuan.
b. Untuk memecahkan masalah
c. Untuk mengurangui resiko kegagalan suatu rencana
d. Untuk membuat perubahan – perubahan maupun perbaikan – perbaikan.
e. Untuk mengetahui kelemahan – kelemahan pelaksaannya
PELAKU ATAU PELAKSANA PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN :
Pengawasan dan Pengendalian dilakuakan oleh :
a. Pihak manajemen pada masing – masing fungsi organisasi.
b. Pihak luar manajemen ( Auditor )
Jenis-Jenis Pengawasan
Jenis-jenis pengawasan dapat ditinjau dari 3 segi
a. Waktu
b. Obyek
c. Subyek
a. Pengawasan dari segi waktu
Pengawasan dari segi waktu dapat dilakukan secara preventif dan secara reprensif. Alat
yang dipakai dalam pengawasan ialah perencanaan budget, sedangkan pengawasan
secara repensif alat budget dan laporan.
b. Pengawasan dilihat dari segi obyektif
Pengawasan dari segi obyektif ialah pengawasan terhadap produksi dan sebagainya.
Ada juga yang mengatakan karyawan daru segi obyek merupakan pengawasan secara administratif dan pengawasa operatif. Contoh pengawasan administratif ialah pengawasan anggaran, inspeksi, pengawasan order dan pengawasan kebijaksanaan.
c. Pengawasan dari segi subyek
Pengawasan dari segi subyek terdiri dari pengawasan intern dan pengawasan ekstern.
Pengawasan Intern
Pengawasan intern dalam perusahaan biasanya dilakukan oleh bagian pengawasan perusahaan (internal auditor). Laporan tertulis dari bawahan kepada atasan pada umumnya terdiri dari :
a. Laporan harian
b. Laporan mingguan
c. Laporan Bulanan
d. Laporan khusus
e. Laporan harian
Pengawasan Ekstern
Pengawasan ekstren dilakukan oleh akuntan publict (certified public accountant). publikasi laporan neraca dan rugi laba yang menyebabkan jalannya perusahaan wajibdi periksa oleh akuntan publik. Adapun pemeriksaan yang umum dilakukan oleh akuntan publik dapat dibagi jadi 4 golongan
a. Pemeriksaan umum
Pemeriksaan umum atau general audit adalah pemeriksaan rutin tentang kebenaran
data administrasi perusahaan.
b. Pemeriksaan khusus
Pemeriksaan khusus atau spesical anfestigation adalah suatu pemeriksaan khusus yang ditugaskan kepada akuntan public.
c. Pemeriksaan Neraca
Pemeriksaan neraca dikenal juga drngan balance sheet audit artinya suatu pemeriksaan khusus terhadap neraca perusahaan.
d. Pemeriksaan sempurna Suatu pemeriksaan semputna (detail audit) berhubungan erat dengan pemeriksaan khusus.
Perancangan Proses Pengawasan
William H. Newman menetapkan prosedur sistem pengawasan, dimana dikemukakan lima jenis pendekatan, yaitu :
1. Merumuskan hasil diinginkan, yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan.
2. Menetapkan petunjuk, dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki
penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan :
a. pengukuran input
b. hasil pada tahap awal
c. gejala yang dihadapi
d. kondisi perubahan yang diasumsikan
3. Menetapkan standar petunjuk dan hasil, dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi.
4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik, dimana komunikasi pengawasan
didasarkan pada prinsip manajemen by exception yaitu atasan diberi informasi bila
terjadi penyimpangan dari standar.
5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi, bila perlu suatu tindakan diganti.
Kepemimpinan
Pemimpin merupakan individu yang boleh memberi pengaruh kepada individu yang lain di dalam suatu pertubuhan. Sesuatu yang menarik dalam kepemimpina adalah kewujudan pemimpin yang berada dalam organisasi yang mempunyai struktur yang tersendiri dengan mewujudkan hubungan pemimpin dan pengikut bagi mencapai kecemerlangan. Pencapaian yang cemerlang di dalam sesuatu organisasi memerlukan langkah-langkah atau aktiviti-aktiviti yang di rancang oleh pemimpin bagi mendorong pengikutnya meningkat tekat dan keazaman ke arah kecemerlangan organisasi tersebut. Oleh itu, usaha ke arah penyatuan aktiviti sesebuah organisasi bergantung besar kepada kepintaran seseorang pemimpin. Sebagai contoh, seseorang yang membawa beg plastik semasa berkunjung ke pasar terpaksa membimbit dengan bijak agar tidak ada satu barang pun yang dibeli tercicir, beg plastik seperti suatu organisasi ataupun pekerja-pekerja di bawah pangawasan seorang pemimpin.Kemahiran memimpin merupakan sesuatu yang boleh di pertingkatkan dari masa ke masa.Kemahiran bekerjasama amat di tekankan di dalam sesebuah organisasi bagi mencapai kecemerlangan.Sebagai seorang pemimpin, mungkin mereka mampu memberi arahan kepada orang lain tetapi adakah pengarahan ini di patuhi oleh orang yang menerima arahan.Di dalam masyarakan negara ini terutama masyarakat melayu, konsep malu alah boleh di gunakan untuk mendapatkan kerjasama daripada pekerjanya.Apabila di berikan perhatian yang sewajarnya kepada mereka , mereka akan berasa silu untuk tidak patuh kepada arahan begitu juga dengan pemimpni,mereka akan berasa berat untuk tidak memberi kerjasama apabila telah di perlakukan baik kepadanya.Oleh yang demikian, seseorang pemimpin perlulah mewujudkan sikap bekerjasama dengan pekerja di dalam suatu organisasi bagi mencapai kecemerlangan.
Selain itu, kemahiran melihat masa hadapan juga perlu kepada seseorang pemimpin dalam memainkan peranan utama bagi mencapai kejayaan sesebuah organisasi ke arah kecemerlangan.Pemimpin biasanya akan lebih selesa dengan suasana yang sedia ada tetapi sesuatu yang baru tidak akan wujud sekiranya seseorang pemimpin itu gagal melihat masa hadapan.Kemahiran inilah yang membezakan antara pemimpin yang berjaya atau tidak.Dengan melihat masa hadapan,pemimpin dapat meletakkan harapan yang mungkin hanya akan berlaku selepas beliau tiada lagi tetapi laluan ke arah itu dilakukan semasa beliau memimpin organisasi tersebut.Keadaan ini dapat disaksikan bagaimana Allahyarham Mat Saman telah membina tali air di Kedah.Pendek kata,pemimpin perlu mempunyai keupayaan mendahului zamannya,caranya ialah dengan mempertajamkan kemahiran melihat masa hadapan.
Dalam menjayakan sesebuah organisasi ke arah kecemerlangan, seseorang pemimpin itu juga mestilah berpengetahuan. Daripada pengetahuanlah himpunan ilmu akan terikat untuk dipindahkan kepada pekerja-pekerja.Sebagai contoh,seseorang perlulah mengetahui tentang teknologi kerana ia merupakan sesuatu yang penting.Ramai yang beranggapan apabila kita membicarakan tentang teknologi,kita akan merujuk kepada teknologi semata-mata tetapi seseorang pemimpin perlu mempunyai pengetahuan tentang teknologi dalam erti kata beliau memiliki teknologi yang boleh membantu didalam mempercepatkan kerja dan memberi keberkesanan terhadap kerja didalam organisasinya.Dari sinilah beliau akan di tanggapi sebagai pemimpin yang berkebolehan dalam melakukan kerja-kerja yang biasanya memakan masa yang lama berbanding dengan pengurus-pengurus yang lain.Oleh yang demikian,apabila seseorang pemimpin mempunyai pengetahuan , beliau boleh menghayati sesuatu kerja dengan penuh penjelasan tentang perilaku melakukannya bukan semata-mata mampu melakukan kerja-kerja konpleks untuk pekerja-pekerja melakukannya.
Selain itu,untuk merealisasikan kecemerlangan di dalam sesuatu organisasi,seseorang pemimpin itu perlu memberi dorongan kepada pekerjanya. Dalam konteks ini,dorongan merupakan usaha untuk memupuk pekerja melakukan kerja dengan cara terbaik.Gelagat yang ada pada pekerja boleh di kesan dan di kenalpasti oleh pemimpin dan dari situlah dorongan perlu di serap ke dalam sanubari mereka.Sebagai contoh,beberapa model yang di kemukakan oleh Abraham H Maslow iaitu seorang sarjana barat boleh di sesuaikan dengan kerangka penerapan dorongan kepada pekerja mengikut keadaan,masa dan suasana. Tingkat kehendak Maslow meletakkan manusia sebagai makluk yang mempunyai peringkat tertentu dan ia di mulakan dari peringkat fisiologi, jaminan, gangguan, penghormatan dan peringkat tertinggi adalah pencapaian hasrat hati.Oleh demikian,model tingkat kehendak Maslow boleh digunakan dengan baik untuk tujuan memberi dorongan kepada pekerja.Dari struktur kehendak ini biasanya pekerja akan cuba memenuhi kehendak terbawah dahulu dan naik setingkat demi setingkat bagi merealisasikan kecemerlangan organisasi tersebut.
Pada kesimpulannya,untuk mencapai matlamat sesebuah organisasi seorang pemimpin perlu mempunyai nilai dan etika di mana ia perlu merumus,memperjelas dan menghayati budaya kerja di dalam organisasi.Pemimpin itu juga mesti peka bagi menjadi teladan kepada ahlinya dan memperkukuhkan amalan dan budaya kerja cemerlang.Justeru itu, panduan nilai dan etika perlu di rangka bagi pemimpin tersebut supaya dapat membawa organisasinya ke arah mencapai matlamat kecemerlangan yang di inginkan.Sesungguhnya,pemimpin memainkan peranan utama dalam pengurusan organisasi untuk mencapai matlamat dalam erti kata sebenarnya.Kepimpinan merupakan unsur dalaman dan kerohanian merupakan faktor utama yang menyenpurnakan faktor-faktor lain ke arah mencapai matlamat kecemerlangan organisasi.Akhir kata,kejayaan kecemerlangan organisasi bergantung kepada pemimpin yang menyelia dan memberi perkhidmatan yang berkualiti dan menerapkan nilai-nilai murni di dalam organisasi.
Selain itu, kemahiran melihat masa hadapan juga perlu kepada seseorang pemimpin dalam memainkan peranan utama bagi mencapai kejayaan sesebuah organisasi ke arah kecemerlangan.Pemimpin biasanya akan lebih selesa dengan suasana yang sedia ada tetapi sesuatu yang baru tidak akan wujud sekiranya seseorang pemimpin itu gagal melihat masa hadapan.Kemahiran inilah yang membezakan antara pemimpin yang berjaya atau tidak.Dengan melihat masa hadapan,pemimpin dapat meletakkan harapan yang mungkin hanya akan berlaku selepas beliau tiada lagi tetapi laluan ke arah itu dilakukan semasa beliau memimpin organisasi tersebut.Keadaan ini dapat disaksikan bagaimana Allahyarham Mat Saman telah membina tali air di Kedah.Pendek kata,pemimpin perlu mempunyai keupayaan mendahului zamannya,caranya ialah dengan mempertajamkan kemahiran melihat masa hadapan.
Dalam menjayakan sesebuah organisasi ke arah kecemerlangan, seseorang pemimpin itu juga mestilah berpengetahuan. Daripada pengetahuanlah himpunan ilmu akan terikat untuk dipindahkan kepada pekerja-pekerja.Sebagai contoh,seseorang perlulah mengetahui tentang teknologi kerana ia merupakan sesuatu yang penting.Ramai yang beranggapan apabila kita membicarakan tentang teknologi,kita akan merujuk kepada teknologi semata-mata tetapi seseorang pemimpin perlu mempunyai pengetahuan tentang teknologi dalam erti kata beliau memiliki teknologi yang boleh membantu didalam mempercepatkan kerja dan memberi keberkesanan terhadap kerja didalam organisasinya.Dari sinilah beliau akan di tanggapi sebagai pemimpin yang berkebolehan dalam melakukan kerja-kerja yang biasanya memakan masa yang lama berbanding dengan pengurus-pengurus yang lain.Oleh yang demikian,apabila seseorang pemimpin mempunyai pengetahuan , beliau boleh menghayati sesuatu kerja dengan penuh penjelasan tentang perilaku melakukannya bukan semata-mata mampu melakukan kerja-kerja konpleks untuk pekerja-pekerja melakukannya.
Selain itu,untuk merealisasikan kecemerlangan di dalam sesuatu organisasi,seseorang pemimpin itu perlu memberi dorongan kepada pekerjanya. Dalam konteks ini,dorongan merupakan usaha untuk memupuk pekerja melakukan kerja dengan cara terbaik.Gelagat yang ada pada pekerja boleh di kesan dan di kenalpasti oleh pemimpin dan dari situlah dorongan perlu di serap ke dalam sanubari mereka.Sebagai contoh,beberapa model yang di kemukakan oleh Abraham H Maslow iaitu seorang sarjana barat boleh di sesuaikan dengan kerangka penerapan dorongan kepada pekerja mengikut keadaan,masa dan suasana. Tingkat kehendak Maslow meletakkan manusia sebagai makluk yang mempunyai peringkat tertentu dan ia di mulakan dari peringkat fisiologi, jaminan, gangguan, penghormatan dan peringkat tertinggi adalah pencapaian hasrat hati.Oleh demikian,model tingkat kehendak Maslow boleh digunakan dengan baik untuk tujuan memberi dorongan kepada pekerja.Dari struktur kehendak ini biasanya pekerja akan cuba memenuhi kehendak terbawah dahulu dan naik setingkat demi setingkat bagi merealisasikan kecemerlangan organisasi tersebut.
Pada kesimpulannya,untuk mencapai matlamat sesebuah organisasi seorang pemimpin perlu mempunyai nilai dan etika di mana ia perlu merumus,memperjelas dan menghayati budaya kerja di dalam organisasi.Pemimpin itu juga mesti peka bagi menjadi teladan kepada ahlinya dan memperkukuhkan amalan dan budaya kerja cemerlang.Justeru itu, panduan nilai dan etika perlu di rangka bagi pemimpin tersebut supaya dapat membawa organisasinya ke arah mencapai matlamat kecemerlangan yang di inginkan.Sesungguhnya,pemimpin memainkan peranan utama dalam pengurusan organisasi untuk mencapai matlamat dalam erti kata sebenarnya.Kepimpinan merupakan unsur dalaman dan kerohanian merupakan faktor utama yang menyenpurnakan faktor-faktor lain ke arah mencapai matlamat kecemerlangan organisasi.Akhir kata,kejayaan kecemerlangan organisasi bergantung kepada pemimpin yang menyelia dan memberi perkhidmatan yang berkualiti dan menerapkan nilai-nilai murni di dalam organisasi.
0 komentar:
Posting Komentar